Juni 26

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Terminplanqualität systematisch verbessern mit dem DCMA 14 Punkte Check?

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Was macht einen guten Terminplan aus, und gibt es objektive Kriterien dafür?

In diesem Artikel stelle ich den DCMA 14 Punkte Terminplan Check vor, der vom amerikanischen Verteidigungsministeriun genau für diesen Zweck entwickelt wurde.

Selbst bei kleinen Projekten umfasst der Terminplan schnell mehrere Seiten. Oft wird er dann von den meisten Empfängern maximal überflogen. Es ist oft schwer, die Zusammenhänge zu erfassen, besonders wenn der Terminplan viele Verknüpfungen enthält, die Vorgänge und Meilensteinen auf verschiedenen Seiten des Plans verbinden.

Üblicherweise werden bei der Überprüfung eines Terminplans durch Kunden und Projektbeteiligte diese und weitere Fragen gestellt:

  • Ist der Terminplan komplett, und enthält er das gesamte Projekt?
  • Sind die Dauern und Termine realistisch?
  • Ist der Terminplan logisch und verständlich? Oder: Versteht der Leser eigentlich beim Lesen des Plans, was von wem wann zu tun ist?

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Hintergrund: DCMA - 14 Punkte Check

Im Jahr 2005 wurde zur Verbesserung und Vereinheitlichung der Qualität von Terminplänen das sogenannte "14-Point Assessment Check protocolvom DCMA (Defense Contract Management Agency) entwickelt.

Bei allen Pros und Cons liefert der 14 - Punkte Check sehr hilfreiche Vogaben, die bei der Erstellung und Prüfung von Terminplänen beachtet werden sollten.

Die Metriken des 14-point Assessment Checks wurden inzwischen in verschiedenen Pojektmanagementwerkzeugen integriert, zum Beispiel Deltek Acumen Fuse oder Oracle Primavera P6 EPPM. Das heisst aber nicht, dass es sich um allgemeingültige Standards handelt.

Aber was genau wird nun mit dem 14 Punkte Check überprüft?

Nun, im Wesentlichen geht es darum, zu beurteilen, ob ein Zeitplan gut erstellt ist - ob er sich an eine Reihe von Best Practices hält, die für den Erfolg und die Handhabbarkeit eines Projekts wichtig sind. Diese Prinzipien wurden in eine Liste von 14 Punkten unterteilt.

Überblick

Die meisten der DCMA Checks sind einfach durchzuführen und die Ergebnisse können unmittelbar umgesetzt werden.

Ausnahmen sind vor allem die letzten 3 Checks, die etwas umständlicher anzuwenden und hinsichtlich der Aussagekraft umstritten sind.

DCMA

 

Check

DCMA Zielwert

Praktisch Umsetzbar?

1) Fehlende Logik

<< 5 % der Vorgänge

2) Leads

möglichst vermeiden

3) Lags

<5 %

4) Verknüpfungen

> 90 % Ende-Anfang Verknüpfungen

5) Hard Constraints

<< 5 % der Constraints

6) Hohe Puffer Zeiten

< 5 % der Vorgänge

7) Negative Puffer

0 % der Vorgänge

8) Lange Vorgänge

< 5 % der Vorgänge

9) Ungültige Termine

0 % der Vorgänge

10) Resourcen und Kosten

empfohlen

11) schleichende Verzüge

< 5 % der Vorgänge

12) Krit. Pfad integrität

manueller Check

13) Critical Path Length (CPLI)

CPLI > 0,95

14) Baseline Execution Index (BEI)

BEI > 0,95

1) Logik-Check

Ist der Terminplan komplett logisch vernetzt?
Der Terminplan ist ein Netzwerk aus Vorgängen und Meilensteinen. Ist das Netzwerk unvollständig, kann ein vollständiger kritischer Pfad nicht berechnet werden.

Die DCMA - Vorgabe spricht von weniger als 5 % fehlender Verknüpfungen.

Meine Empfehlung: Alle Vorgänge werden so verknüpft, dass sie mindestens einen sinnvollen Vorgänger und mindestens einen Nachfolger haben. Einzige Ausnahme sind der Start- und Endemeilenstein. Im Scheduling Report kann leicht überprüft werden, ob und welche Vorgänge nicht verknüpft sind.

2) Negative Nachlaufzeiten ("Leads")

Negative Nachlaufzeiten, sogenannte "Leads" stehen für eine Vorgänger - Nachfolger Beziehung vom Typ "Ende - Anfang minus XX Tage". Verknüpfungen dieser Art sind zu vermeiden, denn sie führen zu Problemen bei der späteren Aktualiserung des Terminplans.

3) Positive Nachlaufzeiten ("Lags")

Der DCMA ist etwas nachsichtiger, wenn es um positive Nachlaufzeiten vom Typ "Anfang - Anfang plus XX Tage" oder "Ende - Ende plus XX Tage" geht, aber das Ziel ist es, deren Einsatz im Terminplan zu minimieren.

Das Ziel ist, nicht mehr als 5% der Beziehungen eine positive Nachlaufzeit haben. 

4) Die richtigen Vorgangsbeziehungen

Primavera und andere Software wie MS-Project unterstützen 4 Beziehungstypen, aber das bedeutet nicht, dass sämtliche Verknüpfungstypen in gleicher Weise zu empfehlen sind. Ende - Anfang - Verknüpfungen sind.

DCMA fordert, dass der Terminplan zu mindestens 90 % Ende - Anfang  Verknüpfungen verwenden soll.

5) Harte Einschränkungsbedingungen ("Hard constraints")

Harte Einschränkungsbedingungen (constraints) können die Logik des Terminplans beeinflussen und können dazu führen, dass der Terminplan und die ausgewiesenen Pufferzeiten nicht mehr plausibel sind.

Meine Empfehlung: Auf harte Constraints komplett verzichten. Einzige Ausnahmen sind der Startmeilenstein und möglicherweise externe Termine wie Behördenvorgaben oder ähnliches.

DCMA gibt vor, dass keine harten Einschränkungen für mehr als 5% aller eingeschränkten Aktivitäten eingesetzt werden sollen.

6) Pufferzeiten kontrollieren

44 Tage sind alles, was DCMA Dir erlaubt. Aktivitäten mit grossen Pufferzeiten sind möglicherweise nicht richtig verknüpft und können negative Auswirkungen auf den kritischen Pfad haben.

Dieser DCMA Checkpoint sucht nach Aktivitäten mit Gesamtpuffenwerten (Total Float) über 44 Tage. Auch hier ist das Ziel, dass weniger als 5% der Aktivitäten diesen Grenzwert überschreiten.

7) Negative Pufferzeiten vermeiden

Wer alle bisher genannten Punkte beachtet, dürfte mit negativen Pufferzeiten kein Problem haben. Wenn es im Projektverlauf zu negativen Pufferzeiten kommen sollte, sollte man diese gut dokumentieren und im Team einen Plan en twickeln, die Verzögerungen zu begrenzen ( sogenannter Mitigationplan) .

8) Lange Vorgänge aufbrechen

Wann ist eine Aktivität zu lang? Wenn sie  länger als 2 Monate ist, sagen die Kollegen vom DCMA. Aktivitäten mit langer Dauer sollten nicht mehr als 5% aller Aktivitäten ausmachen. Sehr lange Aktivitäten lassen sich oft in eine Anzahl kürzerer Vorgänge aufteilen. Das macht den Terminplan verständlicher und erleichtert die Fortschrittsüberwachung.

9) Ungültige Termine entfernen

IST - Termine in der Zukunft?

PLAN - Termine in der Vergangenheit?

Fertigstellungsgrad ohne IST - Starttermin?

Ungültige Angaben dieser Art sind komplett zu vermeinden. Primavera lässt manche dieser Fehler nicht zu. Andere Terminplanungssystem sind aber möglicherweise nachsichtiger.

10) Resourcen und Kosten zuweisen

Der DCMA Check gibt vor, dass Terminpläne komplett mit Ressourcen und Kosten versehen sind.

11) Bitte keine (schleichenden) Verzüge!

Bei diesem Punkt geht es um die Einhaltung der geplanten Termine bei der Umsetzung des Projetes. Diese Prüfung betrachtet, wie viele Aktivitäten im Vergleich zur Baseline spät beendet wurden. Es ist ein guter Check, um zu sehen, ob das Projekt pünktlich umgesetzt wird oder nicht.

Die Zielgröße des DCMA ist ein Maximalwert von 5 % der Aktivitäten die verspätet beendet wurden.

12) Integrität des kritischen Pfades

Bei diesem Check geht es darum, die Integrität des kritischen Pfades zu testen. Es wird geprüft, ob die Einführung einer künstlichen Verzögerung (Verlängerung einer Aktivität um 600 Tage) dazu führt, dass sich der Endtermin des Projekts sich ebenfalls verzögert.

13) Critical Path Length Index (CPLI)

Diese Überprüfung ist etwas theoretisch und schwierig zu erklären. Ron Winter hat die Einzelheiten in diesem Papier genauer erläutert und bewertet.  Hier nur eine kurze, frei übersetzte Zusammenfassung:

"Der Critical Path Length Index (CPLI) ist einChecks, die den Realismus der termingerechten Fertigstellung des Projekts messen soll. Die meisten Terminplaner werden diesen Test als etwas bizarr empfinden. Es wird das Verhältnis der Länge des kritischen Pfades zuzüglich des Gesamtpuffers zur Länge des kritischen Pfadesberechnet. Die LLänge des kritischen Pfades ist die Zeit in Arbeitstagen vom aktuellen Statusdatum bis zum Projektende. Die Zielwert ist 1,0 mit einem Mindestwert von mindestens 0,95."

Danke an Ron Winter.

14) Baseline Execution Index (BEI)

Auch dieser Punkt ist ziemlich theoretisch und umstritten.

Der Baseline Execution Index (BEI) soll helfen zu verstehen, wie gut das Projekt im Verhältnis zur Baseline des Projekts abschneidet. Der BEI fasst zusammen, wie viele Aktivitäten vor oder hinter dem Zeitplan gegenüber der Basislinie liegen.

Ein BEI von 1.0 bedeutet, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist. DCMA gibt vor, dass der BEI mindestens 0,95 betragen soll.

Fazit

Die meisten hier vorgestellten Kriterien liefern eine äußerst hilfreiche Orientierung bei der Erstellung und Prüfung von Terminplänen. Sie werden erfahrenen Terminplanern bekannt sein und finden sich in vielen Terminplanungstutorials in der einen oder anderen Form.

Die Verbindung mit quantitativen Richtwerten macht sie darüber hinaus sehr praktikabel. Die Beurteilung der Terminplanqualität wird objektiver und Standardisierung wird erleichtert.

Der DCMA Check hat inzwischen Eingang in verschiedene Softwaretool gefunden. Darunter Oracle Primavera P6 EPPM und Deltek Acumen Fuse. Trotzdem heißt das nicht, dass die DCMA Checks den Charakter eines allgemein verbindlichen Regelwerkes haben. Im Einzelfall eines jeden Projektes kann es mitunter durchaus sinnvoll sein, von den Richtwerten der DCMA 14 Punkte Checkliste abzuweichen.

Hast Du Erfahrung mit dem 14 Punkte Check, Fragen oder Hinweise? Dann teile sie als Kommentar! 


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